Nutze automatisiertes Rechnungsmanagement optimal!

Martin Böcker
Martin Böcker
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Der Wettbewerb im Online-Handel ist hart. Gerade während der Pandemie konnte der E-Commerce als Branche massiv von den steigenden Online-Käufen der Verbraucher:innen profitieren. Um in diesem hart umkämpften Markt konkurrenzfähig zu bleiben, musst du als Online-Händler:in immer neue Wege finden, dich auf das Wachstum deines Unternehmens zu konzentrieren, anstatt auf die lästigen Aufgaben des Tagesgeschäfts.

Die einfache Lösung: Automatisierung. Vor allem wiederkehrende und fehleranfällige Aufgaben können durch Automatisierungen einfach und vollständig erledigt werden, sodass du die gewonnene Zeit für die Weiterentwicklung deines Unternehmens nutzen kannst.

Welche Vorteile bietet dir die Automatisierung im E-Commerce und wie kannst du dein Rechnungsmanagement noch heute in vier einfachen Schritten automatisieren? Das zeigen wir dir in diesem Artikel.

Automatisierungen: Welche Vorteile sie dir im E-Commerce bieten

Die Vorteile der Automatisierung im E-Commerce und insbesondere bei der Automatisierung des Rechnungsmanagements sind vielfältig. Mit perfekt aufeinander abgestimmten Automatisierungen kannst du deine Workflows ohne dein Zutun ablaufen lassen. Aber warum solltest du in deinem E-Commerce Business auf Automatisierungen setzen? Wir haben drei der wichtigsten Vorteile für dich zusammengefasst:

  • Zeit sparen: Es ist kein Geheimnis, dass du durch Automatisierung Zeit sparst. Alle Arbeitsschritte, die du sonst von Hand erledigst, laufen automatisch ab. So kannst du die gewonnene Zeit in Dinge investieren, die dein Unternehmen voranbringen, wie z. B. die Entwicklung neuer Marketingmaßnahmen oder die Erweiterung deiner Produktpalette.
  • Prozesse vereinfachen: Jedes Unternehmen hat seine eigenen Prozesse. Durch die Automatisierung können diese Prozesse erheblich vereinfacht werden, was wiederum zu einer Zeitersparnis führt. Vereinfacht werden Prozesse, weil sie durch die Automatisierung teilweise oder sogar ganz ohne manuelle Arbeit durchgeführt werden können.
  • Fehler reduzieren: Ein deutsches Sprichwort sagt: „Wo gehobelt wird, da fallen Späne”. Überall, wo Menschen arbeiten, können Fehler passieren, denn Fehler sind menschlich. Fehler in der Auftragsabwicklung sind jedoch immer ärgerlich und können die Kundenzufriedenheit negativ beeinflussen. Mit optimal konfigurierten Automatisierungen kann man auch in stressigen Zeiten (z. B. in der Vorweihnachtszeit) einen kühlen Kopf bewahren, da man die Arbeitsschritte nicht manuell ausführen muss.

4 einfache Schritte zur Automatisierung deines Rechnungsmanagements

Dein Rechnungsmanagement zu automatisieren ist denkbar einfach und für viele Händler:innen ist die Automatisierung der Rechnungserstellung und des Rechnungsversands der Einstieg in die Automatisierung im E-Commerce.

Du brauchst keine Angst zu haben, dein Rechnungsmanagement zu automatisieren, denn mit nur vier einfachen Schritten und der Unterstützung des richtigen Tools kann nichts mehr schiefgehen.

Schritt #1: Online-Shops und Marktplätze in einem System konsolidieren

Online-Händler:innen, die im Multichannel unterwegs sind, stehen häufig vor dem Problem, dass Bestellungen über verschiedene Kanäle eingehen und es keine zentrale Verwaltung der Bestellungen gibt. Um eine Bestellung abzuwickeln, sind verschiedene Akteure am Werk: Zum einen muss die Kommunikation mit den Käufer:innen abgewickelt werden, aber auch die Erstellung der Auftragsdokumente und die Generierung der Versandlabels müssen durchgeführt werden, bevor es überhaupt zum physischen Verpacken der Bestellung kommt. Die Kommunikation läuft über das eigene E-Mail-Programm, die Auftragsdokumente werden ggf. noch mit Dokumentvorlagen in Textverarbeitungsprogrammen erstellt und für die Labelgenerierung muss man zum Versanddienstleister wechseln. Viel sinnvoller ist es, wenn all diese (und noch mehr) Prozesse in einer Software abgewickelt werden können.

So eine Softwarelösung ist Billbee. Das Tool zur Auftragsabwicklung ist cloudbasiert und du kannst über 120 Schnittstellen aus den Bereichen Versand, Marktplätze, Shopsysteme, Payment, Fulfillment, Buchhaltung und weitere Anbindungen an deinen Account anbinden. So kannst du deine Prozesse in der Auftragsabwicklung, Automatisierung und Artikelverwaltung vereinheitlichen und vereinfachen.

Bestellungen aus unterschiedlichen Plattformen bei Billbee abwickeln

Wenn du deinen Online-Shop, deine Marktplätze und alle anderen relevanten Schnittstellen mit deinem Billbee-Account verbindest, kannst du deine Bestellungen in einem Tool abwickeln, anstatt regelmäßig zwischen verschiedenen Plattformen hin und her zu springen. Das spart Zeit und Aufwand.

Schritt #2: Rechnungen automatisiert erstellen und versenden

Hast du alle deine Plattformen angebunden, dann steht der automatisierten Erstellung und dem automatisierten Versand deiner Rechnungen an deine Kund:innen nichts mehr im Wege!

Bei Billbee kannst du das mit zwei einfachen Automatisierungsregeln lösen. Eine Automatisierungsregel ist dafür da, dass die Rechnungen für deine Kund:innen erstellt werden. Mit verschiedenen Rechnungslayouts kannst du das Rechnungsdesign optimal an deine unterschiedlichen Anforderungen anpassen und individualisieren. Auch wenn deine Kund:innen aus dem Ausland bestellen und ihre Rechnungen in einer anderen Sprache benötigen, kannst du diese ganz einfach automatisiert in der entsprechenden Sprache erstellen lassen.

Ist die Rechnung erst einmal erstellt, muss sie noch ihren Weg zu deinen Kund:innen finden. Auch das lässt sich natürlich automatisieren. Bei Billbee kannst du sogenannte “Benachrichtigungstexte” mit Platzhaltern erstellen. Benachrichtigungstexte sind die E-Mail-Texte, die beim Versand der Rechnung an deine Kund:innen gesendet werden. Die Platzhalter ersetzen individuelle Informationen, die in den E-Mails enthalten sein sollten. So kannst du z. B. einen Platzhalter für die namentliche Anrede setzen oder die Rechnungsnummer und die Bestellnummer in die E-Mails einfügen.

Mit der automatisierten Erstellung und dem automatisierten Versand der Rechnung an deine Kund:innen hast du bereits einen großen Schritt gemacht. Alles, was auf der Seite der Kund:innen passieren muss, hast du damit abgewickelt. Doch als Online-Händler:in weißt du auch, dass die Arbeit mit der Bestellung dann häufig erst richtig anfängt. Viele Käufer:innen sehen nur deinen Online-Shop oder Marktplatzauftritt, tätigen eine Bestellung, erhalten und bezahlen diese und damit ist die Bestellung auf Kundenseite abgewickelt. Allerdings musst du dich als Online-Händler:in u. a. noch um deine Buchhaltung kümmern!

Schritt #3: Rechnungen automatisch archivieren

Um für die Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro optimal vorbereitet zu sein, solltest du deine Rechnungen von Anfang an richtig sortieren und abspeichern. Jede gesendete Rechnung einzeln abzulegen und zu sortieren klingt nicht nur mühsam, sondern ist es auch. Deshalb kommt auch hier die Automatisierung ins Spiel.

Nach dem Erstellen und Versenden deiner Rechnung kannst du beispielsweise bei Billbee die Rechnung (und auch andere Auftragsdokumente) vollautomatisch in einem Cloudspeicher ablegen lassen. Die Sortierung z. B. nach Monaten und die Benennung der Dateien erfolgt ebenfalls automatisch! Vorbei sind die Zeiten, in denen du alles händisch abspeichern musst, denn so funktioniert die Rechnungsarchivierung vollautomatisch.

So hast du die Dokumente jederzeit geordnet und griffbereit, falls ein:e Kund:in, dein Steuerbüro oder das Finanzamt eine bestimmte Rechnung einfordert.

Schritt #4: Automatisierte Datenübertragung an dein Steuerbüro

Deine Rechnungen sind erstellt, versendet und abgespeichert. Um jetzt aber optimal mit deinem Steuerbüro zusammenzuarbeiten, benötigt dieses die Daten ebenfalls – und das häufig in einem bestimmten Format, wie bspw. das DATEV-Format, um die Daten weiterzuverarbeiten.

Einfache Buchhaltung mit der richtigen Vorbereitung

Hier zeigt sich wieder der Vorteil, wenn du ein Tool wie Billbee verwendest. Statt mühsam alle Daten aus deinem Online-Shop und den Marktplätzen zu exportieren und in das richtige Format zu bringen, hast du all diese Daten inklusive Informationen über Rechnungen und Zahlungseingänge deiner Kund:innen in Billbee hinterlegt. Diese Daten kannst du manuell oder automatisiert z. B. im DATEV-Format exportieren und automatisiert an dein Steuerbüro senden. Alternativ kannst du den DATEV Buchungsdatenservice nutzen, um deine Daten von Billbee direkt zu DATEV zu übermitteln. So hast du die freie Wahl in deinem Workflow und dem Automatisierungsgrad.

Dabei kannst du den Grad der Automatisierung selbst bestimmen. So kannst du bspw. die zu exportierenden Aufträge manuell auswählen und manuell exportieren und per E-Mail an dein Steuerbüro senden. Alternativ kannst du die Daten auch automatisch exportieren lassen (z. B. jeden 1. des Monats) und in einem angeschlossenen Cloud-Speicher ablegen. Um den gesamten Prozess vollständig zu automatisieren, kannst du die Bestellungen auch automatisch in dem von dir gewünschten Format zu dem von dir gewünschten Zeitpunkt exportieren lassen, diese Datei zur Sicherung in deinem Cloud-Speicher ablegen lassen und die Datei automatisiert per E-Mail an dein Steuerbüro senden.

Wenn du willst, dass Billbee auch dich in deinem automatisierten Rechnungsmanagement unterstützt, dann nutze die 30-tägige, kostenlose und vollkommen unverbindliche Testphase, um Billbee auf Herz und Nieren auszuprobieren.

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